Podaci o članovima traže više od lozinke.

Vi ste voditelj obrade, mi izvršitelj

Organizacija odlučuje zašto i kako se podaci obrađuju i odgovara svojim članovima i nadzornom tijelu. Platforma obrađuje podatke isključivo po uputi organizacije, na temelju ugovora o obradi koji je dio uvjeta korištenja.

Popis podizvršitelja — poslužitelji, spremište datoteka, davatelji e-pošte i SMS-a — objavljen je, a promjena se najavljuje unaprijed, uz pravo prigovora. Podaci ostaju u Europskoj uniji.

Osoblje platforme ne pristupa vašim podacima kroz redovni rad. Pristup radi podrške moguć je samo kao vremenski ograničena sesija koja ostavlja trag i koju vidite.

Stranke, sindikati, udruge pacijenata

Članstvo u političkoj stranci ili sindikatu otkriva politička odnosno sindikalna uvjerenja i po Općoj uredbi spada u posebnu kategoriju podataka, nad čijom obradom u Hrvatskoj bdije Agencija za zaštitu osobnih podataka. Isto vrijedi za udruge kod kojih iz same svrhe proizlazi podatak o zdravlju, vjeri ili svjetonazoru.

Takve organizacije u sustavu se označe kao osjetljive i tada se mijenja ponašanje: bilježi se i pregled podatka, izvozi su uži i uvijek ostavljaju trag, rokovi čuvanja su kraći, a polja koja nisu nužna predložak uopće ne uključuje.

Što kad član zatraži svoje podatke?

• Uvid i ispis. Sve što sustav ima o osobi izlazi u jednom izvozu, kroz sve module, s popisom tko je te podatke gledao.
• Ispravak. Izmjena ostaje zabilježena sa starom vrijednošću.
• Brisanje. Ono što se smije obrisati, briše se; ono što se po zakonu mora čuvati ostaje, uz jasno objašnjenje zašto.
• Privole. Za obavijesti izvan članskih vode se po kanalu, s datumom i tekstom na koji je osoba pristala.
• Evidencija obrade. Podloga za evidenciju aktivnosti obrade izlazi iz sustava, umjesto da se piše napamet.

ISO 9001 i ISO/IEC 27001

Poslovanje tvrtke certificirano je prema normama ISO 9001 (upravljanje kvalitetom) i ISO/IEC 27001 (upravljanje informacijskom sigurnošću). Certifikaciju je izdao DNV, a održavanje certifikata znači redovite nadzorne provjere — dakle netko izvana svake godine gleda radimo li ono što pišemo.

Za udrugu ili stranku to je praktična razlika: kad vas član ili nadzorno tijelo pita tko smije do popisa članova i kako se podaci brišu, odgovor ne ovisi o dobroj volji pojedinca nego o postupku koji postoji na papiru i provodi se u sustavu.

Gdje se podaci nalaze

Platforma se razvija i pokreće na vlastitoj infrastrukturi u Hrvatskoj; podaci ne napuštaju zemlju. Organizacije koje ugovorom traže fizički odvojenu bazu ili instalaciju na vlastitom poslužitelju dobivaju i to.

Članstva

Članovi smo udruge CroAI i klastera ICT Istria. Tvrtka posluje od 2013. i razvija još nekoliko proizvoda u istoj kući, pa Ustroj nije projekt koji ovisi o jednom čovjeku.

Mjere ugrađene u temelj

• Odvojenost organizacija. Svaki upit prema bazi nosi oznaku organizacije i bez nje ne prolazi — provjera je na jednom mjestu, ne u svakom ekranu. Organizacije koje ugovorom traže fizički odvojenu bazu dobivaju je.
• Ovlast s opsegom. Uloga vrijedi na jedinici, tijelu, fondu ili knjizi; stroža ograničenja uvijek pobjeđuju blaža.
• Osjetljiva polja. OIB, datum rođenja i zdravstveni podaci imaju vlastitu razinu pristupa, neovisno o pristupu zapisu.
• Trag koji se ne prepravlja. Zapisi izmjena i pregleda ne mijenjaju se i ne brišu iz aplikacije.
• Rokovi čuvanja. Vrijeme čuvanja dolazi iz vrste zapisa; po isteku slijedi brisanje ili anonimizacija, s odlukom i tragom.
• Sigurnosne kopije s provjerom mogućnosti povrata, šifrirane, u Hrvatskoj.
• Vaš izvoz. Cjelovit izvoz podataka organizacije dostupan je u svakom trenutku — i pri prestanku korištenja.

Ovo je opis kako je sustav građen, a ne pravni savjet. Za procjenu učinka na zaštitu podataka i ugovorne odnose s članovima uključite svog pravnika ili službenika za zaštitu podataka; podloge iz sustava tu su da mu posao bude kraći.