Urudžbeni zapisnik koji se vodi sam.

Klasifikacijski plan kao podatak

Uredba o uredskom poslovanju propisuje oblik oznake, a sadržaj plana određuje sam stvaratelj. Zato plan ovdje nije ugrađen u program: dobivate osnovni plan za udruge — opći poslovi, članstvo, financije, imovina, tijela i sjednice, projekti, kadrovi — i mijenjate ga kako vam odgovara. Organizacija koja već ima svoj pravilnik s prilozima uvozi ga takvog kakav jest.

Uz klasu stoji i rok čuvanja, pa se rok ne pamti napamet nego dolazi s predmetom.

Za male udruge bez pravilnika

Uredba obvezuje tijela javne vlasti, ne udruge. Ako vam ne treba, isti modul radi s običnim brojačem „redni broj / godina“ — dobivate uredan pregled ulazne i izlazne pošte bez obveza koje niste preuzeli.

Predmet je stvar, akt je pismeno

Predmet okuplja svu prepisku o istoj stvari; akt je pojedini dopis, ulazni, izlazni ili interni. KLASA i URBROJ ne unose se rukom — sustav ih sastavlja iz klase, godine, oznake ustrojstvene jedinice i rednog broja, i jamči da se ne mogu ponoviti.

• Prilozi i skenovi originala stoje uz akt, s oznakom je li to glavni dokument, prilog ili potpisana verzija.
• Veze među aktima: odgovor na, zamjenjuje, u vezi s.
• Povjerljivost po predmetu; povjerljiva knjiga je odvojena.
• Zaduženje i rok: tko obrađuje i do kada, s upozorenjem prije isteka.
• Pretraga po pošiljatelju, klasi, razdoblju i tekstu — uključujući tekst iz skeniranih dokumenata.

Podružnice koje ne urudžbiraju same

Uobičajeno je da sve ide preko središnjice, a podružnice su dostavljači. Jedinica koja ne vodi vlastitu knjigu upisuje se u knjigu nadređene jedinice; kad neka podružnica naraste dovoljno da vodi svoju, to je promjena postavke.

Od otpreme do izlučivanja

Dostavna knjiga bilježi kome je akt poslan, kojim putem, kada i s kakvim ishodom — uključujući povrat pošiljke. Kod dovršenih predmeta rok čuvanja teče iz klase; po isteku sustav predlaže popis za izlučivanje, koji se provodi odlukom i ostaje zabilježen. Ništa ne nestaje tiho.

Veza s ostalim modulima. Zapisnik sjednice iz Članstva, ugovor uz zahtjev za isplatu iz Financija i odluka o prijemu člana urudžbiraju se kao i svaki drugi akt — bez ponovnog unosa i bez druge evidencije.